Studi commerciali e privacy: cosa c’è da sapere

Con un’informazione riguardo al settore della privacy sempre frammentaria e spesso errata si è creato nel corso del tempo (ed in particolare a cavallo di eventi eccezionali come il decreto salva Italia), la concezione che il codice privacy in Italia non esista più: niente di più errato. privacy commercialisti firenze

Alcune categorie di soggetti che hanno recepito in modo errato le comunicazioni sulla privacy sono sicuramente molti studi di professionisti, in particolare commercialisti, studi tributari, CED e altri soggetti nel settore che, avvalendosi di errate informazioni date durante incontri di settore o semplicemente affidandosi alle notizie rilasciate da quotidiani economici, hanno associato l’abrogazione dell’art. 19 e relativi commi dell’alleg. B del codice, alla totale abolizione del codice privacy.

Perché parlare quindi di privacy e studi commerciali in maniera particolareggiata? La risposta è presto detta: il non adeguamento porta a conseguenze ben più gravi rispetto ad altri soggetti.

Sotto il profilo puramente sanzionatorio, infatti, non ci sono aggravanti a livello di sanzione amministrativa né penale, quello che rischia lo studio che si propone ai clienti come intermediario è proprio la perdita di tale caratteristica: il ritiro dell’autorizzazione.

In modo specifico stiamo parlando dell’autorizzazione all’utilizzo della chiave Entratel, noto software con il quale gli studi commerciali effettuano tutte quelle azioni come invii telematici del modello Unico, modelli F24, locazioni, pagamenti registri, cassetti fiscali, presentazioni di documenti, dichiarazioni e via dicendo…

Come mai quindi si va a creare questa correlazione tra privacy e Entratel? Il principio alla base di questo collegamento ci trova concordi: l’intermediario Entratel che agisce per conto terzi, ha in mano generalmente quantità di dati che pur essendo in grande maggioranza non sensibili, contengono informazioni private delle quali qualsiasi persona è sicuramente gelosa e non desiderosa che siano divulgate. E il codice della privacy si predispone proprio a tutela di questa possibile diffusione (o sottrazione) non autorizzata.

L’Agenzia delle Entrate, infatti, durante i controlli di routine che generalmente vengono effettuati, può decidere di revocare la chiave Entratel agli intermediari, e chiunque utilizzi tale piattaforma capirà benissimo come la revoca di tale autorizzazione, specialmente se coincidente ad un periodo di scadenze, sia un disagio di grossissime proporzioni per il professionista, lo studio associato o il centro di raccolta ed elaborazione dati che ne fa uso.

Una situazione di questo genere in certi casi, potrebbe avere conseguenze sull’attività disastrose sia economicamente, sia a livello di immagine con i propri clienti, fornendo un disservizio notevole.

Lo “scudo” contro tale possibile scenario è quello più semplice: mettere a norma la propria struttura.

Lo studio o il professionista che con il vigente codice decide di intraprendere il percorso di regolarizzazione, a fronte di una spesa di natura non elevata (soprattutto correlata sia alle sanzioni comminate sia ai danni “collaterali”), ha la certezza di mettersi al riparo da problemi tecnici che possono sorgere durante il trattamento dei dati (uno su tutti la previsione di procedure per il disaster recovery che molte aziende non prevedono fino al momento del… disastro); possono presentare ed offrire ai propri clienti un servizio di qualità più alta; si orientano in modo deciso verso il Nuovo Regolamento Europeo della privacy, preparandosi in anticipo sui tempi ad assorbire una legge comunitaria che dal momento del rilascio dovrà essere immediatamente recepita da ogni stato membro.

Attenzione quindi a non farsi trovare in fallo perché le conseguenze potrebbero bloccare la vostra attività e creare non pochi disagi con i clienti; in questi casi la miglior cosa da fare è rivolgersi ad un professionista e valutare insieme i passi da fare sia di natura tecnica, sia di natura burocratica.