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In questi giorni ci viene richiesto dai nostri clienti “il documento programmatico sulla sicurezza, quest’anno, va fatto? Ho sentito che è stato abolito e per il 2013 non serve…” e altre domande sullo stesso genere che hanno tutte come soggetto principale il vecchio documento programmatico sulla sicurezza.
Uno dei problemi che da tempo andiamo lamentando è la mancanza di informazione, o per lo meno, una corretta informazione a riguardo; se, infatti, andiamo a valutare la domanda dovremmo dire “certo che non serve più! È stato abrogato l’art. 19 dell’allegato B!”.
Facendo però un’analisi accurata, si associa il DPS a tutti gli adempimenti privacy, quindi erroneamente se viene percepito un articolo come abrogato, viene da sé l’assocazione del non effettuare più alcunché.
Per come ha sempre inteso il DPS chi scrive questo articolo, il documento programmatico sulla sicurezza non era altro che la formalizzazione di tutti i singoli adempimenti richiesti dalla normativa, pertanto la risposta che in tutta trasparenza mi sento di dare a chi si chiede come comportarsi è la seguente: l’articolo del DPS è stato abrograto, ma il DPS non è altro che la somma di tutti gli adempimenti singoli, pertanto la sua scadenza tassativa al 31 Marzo non esiste più, tuttavia per ovvi motivi, nel momento in cui la documentazione era stata predisposta negli anni precedenti al 31 Marzo, nell’ambito del rinnovo annuale delle procedure, viene da sé che la data al 31 Marzo ricorre nuovamente. La differenza fondamentale è che tutti gli artifizi di datazione certa, vengono messi da parte e fa fede solo la data firmata ed approvata dai soggetti preposti al momento della firma.
Nell’ambito di tali operazioni, è importante però notare alcune cose, come ad esempio se la documentazione fosse redatta sul metodo “copia-incolla” non adattata alle specificità delle varie realtà; come ad esempio esistano particolari procedure da seguire per chi ha dipendenti e per chi è invece libero professionista in proprio; come ad esempio alcuni trattamenti debbano essere valutati e trattati in maniera completamente diversa da altri seppur complementare (ad esempio videosorveglianza e privacy sui dati).
È per quello che il consiglio è sempre il solito: qualora vi trovaste nella condizione di avere dubbi circa la normativa privacy, vi invitiamo a prendere contatto con noi attraverso la pagina dei contatti o ancora meglio telefonicamente, fissare un breve colloquio informativo con un vostro responsabile presso la vostra attività e, normativa alla mano, vi illustreremo in modo chiaro e ineluttabile, cosa si deve fare, cosa non si deve fare e le modalità per farlo.
In questi giorni non a caso stiamo ricevendo molte richieste in tal senso e alla titubanza iniziale, generalmente si sostituisce la soddisfazione di avere davanti la situazione della propria azienda districata in base alle tipologie di trattamento effettuate, in quanto avere domande da porre da una persona dinanzi a noi, competente sulla materia, vale più di tante parole lette in giro sul web.
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Da collega mi trovo concorde con la sua analisi, purtroppo il problema è che le aziende non danno valore ai propri database dati e la poca informazione fa il resto. E sempre purtroppo le “macchine da dps” hanno in un certo senso corrotto il mercato facendo percepire la privacy solo come un costo da evitare, come un’inutilità aziendale. Lo scoglio è sempre far capire questo al cliente, e mi pare di capire che sia anche un po’ la sua visione. Saluti.